¿Y si en 30 días tu comunidad recuperara el control de las cuentas, las incidencias y la calma en las juntas? Ese es el objetivo de esta guía: explicarte, paso a paso y sin tecnicismos, cómo cambiar de administrador de fincas y que la transición sea ordenada, rápida y segura. Está pensada para presidencias y juntas de comunidades en Santa Cruz de Tenerife que buscan una gestión responsable, cercana y transparente.
En Administraciones CEGAI trabajamos con una idea sencilla: “la transparencia no es un informe, es un hábito”. Cada gasto explicado; cada incidencia con estado; cada decisión, con datos.
¿Cuándo compensa cambiar de administrador?
Hay tres señales que suelen repetirse:
- Falta de transparencia y comunicación. Si pedir un estado de cuentas o el seguimiento de una avería se convierte en una odisea, la relación está dañada.
- Desorden operativo y costes poco justificados. Proveedores sin control, contratos caducados, derramas mal planteadas.
- Incumplimientos o sensación de abandono. Juntas mal gestionadas, documentación dispersa, incidencias sin respuesta.
“Estoy para descargarte la carga mental: tú decides, yo te pongo opciones claras y números.” Ese es el enfoque que aplicamos con presidencias y vocalías que quieren menos reuniones eternas y más acuerdos.
Checklist previo: lo que necesitas antes de mover ficha
- Motivos claros y compartidos (pérdida de confianza, mala gestión, coste/valor).
- Alternativas comparadas (al menos 2–3 propuestas, con el mismo guion de servicios).
- Orden del día preparado (cambio de administrador y, si procede, cese y nombramiento).
- Borrador de acta para agilizar la firma tras la votación.
- Inventario documental a solicitar al saliente (ver sección de traspaso).
- Ventana de transición realista (habitualmente 10–30 días para completar documentación y accesos).
LOS CAMBIOS SIEMPRE TRAEN OPORTUNIDADES
CONTACTA AHORACómo cambiar de administrador de fincas paso a paso
Paso 1: Alinea a la comunidad (motivos y expectativas)
Recoge incidencias, ejemplos y dudas; habla con los propietarios clave. Deben acordar qué problemas hay que resolver (p. ej., plazos de respuesta, claridad de cuentas, control de proveedores) y qué esperáis del nuevo proveedor.
En Tenerife, muchas comunidades que llegan a CEGAI lo hacen por respuesta lenta ante urgencias. Nuestro primer trabajo es priorizar incidencias y poner orden en contratos y pólizas.
Paso 2: Compara ofertas con criterios objetivos
No te quedes solo en el precio.
- Transparencia financiera (25%): Estados de cuenta, reporting, acceso online.
- Gestión de incidencias (25%): Plazos de respuesta, canal único, trazabilidad.
- Cobro y morosidad (20%): Procedimiento, legal, % histórico de recuperación.
- Proveedores y mantenimiento (15%): Compras, comparativas, SLA.
- Cercanía y soporte a presidencia (15%): Interlocutor, acompañamiento a juntas.
Paso 3: Junta y acuerdo (convocatoria, mayoría y acta)
- Quién convoca: normalmente la presidencia; si no, el 25% de propietarios puede promoverla.
- Mayoría para el cambio: mayoría simple de la junta (se aprueba con más votos a favor que en contra, ponderados por cuotas representadas.).
- Acta: deja preparado el texto (cese, nombramiento y fecha de efecto).
En junta, habla claro y sin tecnicismos: objetivo, comparativa breve y propuesta concreta. Menos discusión, más decisión.
Paso 4: Notifica al administrador saliente (modelo mínimo)
Incluye: acuerdo de la junta, fecha de efecto, petición de entrega de documentación, cierre económico a fecha y punto de contacto del nuevo administrador. Recomienda plazo de entrega y canal único (email corporativo) para el traspaso.
Paso 5: Traspaso seguro: documentos, cuentas y contraseñas
Solicita, como mínimo:
- Libro de actas y último acta.
- Estado de cuentas (ingresos/gastos, facturas pendientes, presupuestos).
- Contratos (mantenimientos, suministros, seguros) y proveedores con contacto.
- Listado de propietarios (coeficientes, domiciliaciones, emails).
- Cuentas bancarias (firmas, IBAN, banca online) y plataformas (correo, apps, alarmas, ascensores, etc.).
- Procedimientos y expedientes (siniestros, judiciales, licencias, inspecciones).
«Incidencias en horas, no en semanas» empieza con accesos y contraseñas en orden. En CEGAI formalizamos un inventario de accesos antes de 5 días hábiles y lo validamos con presidencia.
Documentos imprescindibles y errores que encarecen el cambio
Imprescindibles: acuerdo de junta, acta firmada, comunicación al saliente, inventario documental, cierre económico y cambio de firmas bancarias.
Errores a evitar:
- No fijar plazos y responsable de la entrega documental.
- Aceptar accesos parciales (contraseñas a medias, IBAN sin firmas).
- Empezar sin presupuesto de mantenimiento y plan de incidencias.
Costes y cómo leer una propuesta de administración
- Honorarios: mira qué incluyen (gestión de incidencias, juntas, reclamación de morosidad, app, reportes).
- Variables: actuaciones legales, proyectos de obra, auditorías extraordinarias.
- Ahorros potenciales: compras centralizadas, revisión de pólizas, eliminación de servicios duplicados.
Tip: solicita un anexo de SLA (plazos de respuesta) y calendario de reporting. Esa es la mejor garantía de transparencia.
Por qué elegir CEGAI para el cambio y la gestión continua
- Responsabilidad: procedimientos claros, actas y acuerdos implementados sin desviaciones.
- Cercanía: de vecino a vecino, un interlocutor único que acompaña a presidencias y juntas.
- Transparencia: cada gasto explicado; reporting periódico y acceso a información clave.
- Eficiencia: optimización de proveedores, tiempos y procesos para Tenerife.
Si tu objetivo es descansar la cabeza y que la comunidad vuelva a funcionar, hablamos: revisamos tu situación actual y te damos un plan de transición. Sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes que nos plantean clientes
¿Cuándo se puede cambiar de administrador?
Revisa el contrato que tienes firmado con el Administrador de Fincas, para ver el vencimiento del mismo. Lleva el punto a la próxima junta. Para el cambio se necesita la mayoría simple en junta debidamente convocada.
¿Quién convoca la junta?
La presidencia; subsidiariamente puede promoverla el 25% de propietarios.
¿Qué plazo es razonable para el traspaso?
Es práctico trabajar con una ventana de 10–30 días para completar documentación, accesos y firmas.
¿Qué pasa con las cuentas y la banca online?
Se cambian las firmas y se entrega un cierre económico a fecha del cambio; todo queda documentado en acta.
¿Cómo comparar propuestas?
Evalúa transparencia, gestión de incidencias, cobros, proveedores, cercanía… y pide el mismo guion de servicios a todos.
Conclusión
Cambiar de administrador de fincas no va de romper puentes, va de recuperar el control: cuentas claras, incidencias atendidas y acuerdos que se cumplen. Con motivos definidos, una junta bien convocada y un traspaso ordenado (documentos, accesos y firmas), tu comunidad puede funcionar con calma en pocas semanas.
En CEGAI trabajamos con cuatro principios: responsabilidad (procedimientos que se cumplen), cercanía (interlocutor único y lenguaje claro), transparencia (cada gasto explicado) y eficiencia (proveedores y tiempos bajo control). Si estás valorando el cambio, te acompañamos en todo el proceso: revisión de tu situación, plan de transición y arranque con objetivos concretos para los primeros 90 días.
Siguiente paso para cambiar de administrador de fincas en tu comunidad: pídenos una revisión de tu caso y te diremos con claridad si conviene cambiar ahora o preparar el cambio para la próxima junta. Sin coste ni compromiso.
