Contratar un administrador de fincas: guía para comunidades de vecinos en Tenerife
¿De verdad necesito contratar a alguien? ¿Cuánto se paga por vecino? ¿Cómo evito sorpresas en las cuentas y discusiones eternas en Junta? ¿Y si lo que realmente me conviene es cambiar de administrador?. En unos minutos tendrás una hoja de ruta clara para decidir si te compensa contratar un administrador de fincas, cómo elegir sin equivocarte y cuándo puede ser mejor optar por un cambio.
¿Es obligatorio contratar un administrador de fincas?
No. Lo obligatorio es que la comunidad designe a alguien que ejerza las funciones de administración (puede ser el presidente, otro propietario o un profesional externo). La contratación de un profesional es opcional, pero suele ser conveniente cuando hay más de 10–15 viviendas, instalaciones comunes sensibles (ascensor, piscina, solar, garaje) o morosidad.
- Designar vs. contratar.
- Designar = la Junta nombra quién asume las funciones (cargo interno o externo).
- Contratar = se firma un servicio profesional con alcance, precio y condiciones.
- Autogestión: puede funcionar en comunidades muy pequeñas y tranquilas. Requiere horas de contabilidad, seguimiento de incidencias, conciliaciones bancarias, actas, convocatorias y trato con proveedores.
- Señal de alerta: si la presidencia “apaga fuegos” a diario o la Junta va a salto de mata, estás pagando en estrés lo que ahorras en honorarios.
Cómo lo vivimos en CEGAI: cuando una presidencia nos contacta “solo para cerrar cuentas”, casi siempre hay tareas críticas sin dueño (mantenimiento preventivo, protocolo de morosidad, control de consumos). Ahí es donde un administrador profesional reduce carga mental y ordena el día a día.
Funciones de un administrador de fincas (resumen práctico)
Estas son las funciones nucleares que deben quedar cubiertas por un administrador de fincas, las haga un presidente o un profesional:
- Gestión económica
- Presupuestos anuales y previsiones.
- Cobros/cuotas, pagos, conciliación bancaria, cuentas claras por partida.
- Informes periódicos y propuesta de derramas (si procede).
- Mantenimiento y proveedores
- Plan anual (ascensor, limpieza, grupos de presión, PCI, jardinería…).
- Licitaciones con al menos 2–3 propuestas comparables.
- Contratos con niveles de servicio y control de calidad.
- Legal y cumplimiento
- Ejecución de acuerdos de Junta y gestión de morosidad (reclamación amistosa → burofax → monitorio).
- Asesoramiento en LPH, RGPD, PRL y subvenciones.
- Secretaría y documentación
- Convocatorias, actas, libro de actas, certificados, custodias, portal documental 24/7.
- Convivencia y mediación
- Gestión de conflictos con criterio y neutralidad, registro de incidencias, seguimiento y cierre.
En nuestro día a día en Administraciones CEGAI: antes de hablar de precio, mapeamos estas 5 áreas con la presidencia y marcamos 3 indicadores desde el primer trimestre: morosidad (%), tiempo medio de resolución de incidencias y ejecución del plan de mantenimiento.
NUESTRO OBJETIVO: FACILITAR LA GESTIÓN VECINAL
CONTACTA AHORACuándo te compensa externalizar (señales claras)
- Incidencias recurrentes (ascensor, fugas, ruidos) sin un SLA claro.
- Morosidad ≥ 10–15 % o deudores reincidentes.
- Obras, ITE/IEE, accesibilidad o fotovoltaica a la vista.
- Presidencia sin tiempo o con alta rotación.
- Cuentas con dudas: gastos sin justificar, proveedores “de toda la vida” nunca revisados.
Casos típicos que vemos en CEGAI: comunidad mediana con piscina y garaje. Tras licitar limpieza y seguro, y ajustar potencias eléctricas, el primer año baja el gasto anual y la Junta recupera el control de las prioridades. El valor no es “solo ahorrar”, es tomar decisiones con datos.
Administrador colegiado: garantías que merece la pena verificar
No es obligatorio que sea colegiado, pero sí recomendable por formación continua, código deontológico y seguro de RC. Pide prueba de colegiación y póliza vigente. Comprueba también:
- Coberturas (RC profesional, ciber, suplantación).
- Trazabilidad: cómo registran y guardan actas, contratos y aprobaciones.
- Sustituciones: quién te atiende si tu gestor está ausente (equipo, no héroes).
Cómo lo hacemos: en CEGAI entregamos con la propuesta las pólizas y un organigrama de atención para que sepas quién hace qué y no dependas de una sola persona.
Checklist para elegir bien (y comparar propuestas)
Antes de decidir, pide cosas sencillas y por escrito: un área web donde puedas ver los movimientos del banco al día y un resumen mensual claro; que te digan en cuánto tiempo os atienden una urgencia (2–4 h), una avería normal (48–72 h) y un trámite (5–7 días), y que cada aviso tenga un número para seguirlo; un calendario de visitas a la finca y un parte de cada visita (qué se revisó, qué se hizo y, si hace falta, fotos); el nombre de tu gestor y quién le sustituye si no está; y un presupuesto que detalle qué está incluido y qué no.
Para comparar bien, envía a todos los candidatos la misma lista de requisitos y pídeles el presupuesto en el mismo formato; desconfía de quien no tenga portal, te dé una sola oferta o o culte extras.
En CEGAI te entregamos una tabla simple con todo lo anterior y el coste final sin sorpresas.
1) Transparencia económica
- Portal del propietario con movimientos bancarios conciliados.
- Reporting mensual sencillo (ingresos, gastos, morosidad, caja).
- Opción de auditoría anual independiente.
- Reglas anti-conflicto de interés (proveedores ligados, regalos, etc.).
2) Tecnología y tiempos de respuesta (SLA)
- Canal único de incidencias (app/email/teléfono) con nº de ticket.
- SLA orientativo: urgencias 2–4 h, incidencias 48–72 h, trámites 5–7 días.
- Registro y cierre con fotos o justificantes.
3) Visitas y control de obra
- Calendario de visitas (p. ej., 1/mes en temporada alta).
- Partes de visita con incidencias, fotos y estado de tareas.
- KPIs de proveedores (cumplimiento de contrato, tiempos, calidad).
4) Equipo y especialización
- Ratio fincas/gestor y suplencias.
- Experiencia en comunidades turísticas y segundas residencias.
- Gestión de subvenciones y energía (placas, recarga VE).
5) Honorarios y alcance
- ¿Qué incluye y qué no? ¿Cuántas Juntas presenciales?
- ¿Cuántas visitas al año? ¿Gestión de obras/licitaciones incluida?
- Revisión de precio: cuándo y cómo.
Plantilla de RFP (15 preguntas para proveedores)
- ¿Quién será mi gestor titular y quién suple?
- ¿Ratio de fincas por gestor y horario real de atención?
- ¿SLA por tipología de incidencia y cómo lo medís?
- ¿Qué informes recibo y con qué frecuencia?
- ¿Acceso a portal con movimientos y documentación?
- ¿Política de licitaciones (mínimo 2–3 ofertas comparables)?
- ¿Cómo gestionáis la morosidad (plazos y escalado)?
- ¿Visitas: cuántas, con parte firmado y fotos?
- ¿Experiencia en obras, ITE/IEE, accesibilidad?
- ¿RC profesional y coberturas adicionales?
- ¿Protocolo RGPD y gestión de accesos?
- ¿Plan de continuidad y sustituciones?
- ¿Herramientas digitales y app para vecinos?
- ¿Costes extra: qué podría facturarse aparte?
- Ejemplo de informe trimestral con KPIs.
Red flags (señales de alarma)
- “No usamos portal, pero puedes pedirme las cuentas cuando quieras”.
- Una sola propuesta de proveedor “de confianza” sin comparativa.
- Honorarios muy bajos con muchos extras en letra pequeña.
- Falta de trazabilidad (sin tickets, sin partes de visita).
Experiencia CEGAI: cuando comparamos ofertas para una Junta, normalizamos todo en una tabla (mismas partidas y frecuencias). Evitamos discusiones y hace visible el coste total de propiedad (honorarios + extras + calidad).
Nombramiento, contrato, duración y cambio ordenado
- Nombramiento: se aprueba en Junta y se refleja en acta.
- Duración: por defecto suele ser anual (salvo pacto distinto) con renovación tácita.
- Contrato: define alcance, SLA, visitas, honorarios, revisión, RGPD, confidencialidad y preavisos.
- Cambio de administrador (paso a paso):
- Incluir en Orden del Día (cese/nombramiento, propuesta y condiciones).
- Aprobación en Junta y acta firmada.
- Preaviso según contrato vigente.
- Traspaso documentado: libro de actas, contabilidad, contratos, claves, inventario, archivo digital y bancario.
- Cierre de cuentas y entrega de saldos.
Cómo lo hago en CEGAI: utilizamos un checklist de traspaso con responsable y fecha por cada ítem. Así en 30 días la comunidad queda 100 % operativa con accesos y documentación.
Costes y retorno: cuánto pagar y qué esperar
Para cualquier administrador de fincas, cada comunidad es un mundo, pero lo útil es pensar en modelo de coste y dónde se recupera:
Modelo de coste (ejemplo de cálculo):
- Honorarios base por vivienda/mes × nº de viviendas.
- Extras controlados (Juntas adicionales, obras complejas, horarios especiales).
- Objetivo: predecible y sin sorpresas.
Dónde suele haber retorno (ROI):
- Licitaciones de seguros, limpieza, mantenimiento: bajadas de 2ª/3ª oferta bien comparada.
- Energía: ajuste de potencias, tarifas y control de consumos.
- Siniestros: gestión ágil evita repeticiones y reduce costes indirectos.
- Morosidad: protocolo firme + comunicación clara mejora tesorería.
En CEGAI presentamos un plan con tres metas medibles (morosidad, incidencias, compras). No prometemos “ahorros mágicos”, prometemos disciplina y transparencia.
Particularidades y buenas prácticas en Canarias
- IGIC y proveedores locales: coordina presupuestos comparables y aclara si los precios incluyen IGIC.
- Comunidades turísticas y segundas residencias: más comunicación digital (actas, avisos, autorizaciones) y calendario de visitas reforzado en temporada alta.
- Agua y energía: controla consumos y fugas; valora fotovoltaica y preinstalación de recarga para VE con estudio técnico y acuerdo de Junta.
- Cercanía: en CEGAI conocemos los ritmos de la isla; coordinar con proveedores de zona acorta tiempos y mejora la respuesta ante urgencias.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Puede ser administrador el presidente?
Sí, si la Junta lo designa. En comunidades pequeñas puede ser suficiente.
¿Qué pasa si nadie quiere el cargo?
Se puede designar a un profesional externo. La Junta debe nombrarlo y aprobar condiciones.
¿Cómo se gestiona la morosidad legalmente?
Comunicación amistosa, acuerdos de pago si procede y, como último recurso, procedimiento monitorio aprobado en Junta.
¿Cada cuánto hay que rendir cuentas?
Lo sano es mensual (movimientos y morosidad) y trimestral (visión global). Siempre aprobación anual de cuentas en Junta.
¿Qué KPI debo vigilar como presidencia?
Morosidad (% y evolución), tiempo medio de cierre de incidencias, visitas realizadas vs. plan, % de ejecución del mantenimiento y ahorro por compras.
NUESTRO OBJETIVO: FACILITAR LA GESTIÓN VECINAL
CONTACTA AHORARevisar: “qué incluye / qué no incluye” (orientativo)
Contabilidad
- Suele incluir: presupuesto, cobros/pagos, conciliación bancaria, informes.
- Puede no incluir (o ir como extra): auditoría externa, reclamaciones complejas.
Incidencias
- Suele incluir: registro/ticket, coordinación de proveedores.
- Puede no incluir (o ir como extra): guardias 24/7 fuera de acuerdo.
Juntas
- Suele incluir: 1 ordinaria/año, minuta y acta.
- Puede no incluir (o ir como extra): juntas extraordinarias múltiples.
Proveedores
- Suele incluir: licitación básica (2–3 ofertas), contratos.
- Puede no incluir (o ir como extra): dirección de obra, proyectos técnicos.
Legal
- Suele incluir: asesoramiento LPH/RGPD básico.
- Puede no incluir (o ir como extra): procedimientos judiciales, peritajes.
Visitas
- Suele incluir: calendario y partes.
- Puede no incluir (o ir como extra): visitas adicionales por temporada.
Antes de decidirte por uno u otro administrador de fincas, envía a todos los candidatos la misma lista de lo que necesitas y pídeles el presupuesto en el mismo formato para poder comparar bien.
Exige: un portal donde ver los movimientos bancarios actualizados y un resumen mensual; tiempos de respuesta claros (urgencias 2–4 h, averías 48–72 h, trámites 5–7 días); calendario de visitas con partes y fotos; nombre de tu gestor y quién le sustituye; y un presupuesto que deje por escrito qué incluye y qué no, sin letra pequeña.
Desconfía de cualquier administrador de fincas que no tenga portal, solo traiga una oferta o esconda extras. En CEGAI trabajamos así: requisitos claros, tiempos pactados y números comprobables.
Contacta ahora con CEGAI: si has llegado hasta aquí, ya has hecho lo difícil; decidir que quieres una gestión sin dramas. Da el paso con un mensaje o una llamada y pon tu comunidad en modo tranquilidad desde hoy: cuentas claras, tiempos por escrito y cero sorpresas. Menos WhatsApps a medianoche, más vida para ti.
